Do pátio ao fechamento, passo a passo.

O D'Kolves AutoHub liga duas pontas. No escritório contábil, a equipe acompanha a carteira de lojas, resolve divergências, confere e fecha cada mês e exporta para o Domínio. Na loja, a equipe registra o que acontece com cada carro — entrada, fotos, documentos, venda, nota fiscal, RENAVE, pagamentos — de preferência pelo celular, no pátio. O que a loja registra vira informação que o escritório confere, em vez de papel que chega no fim do mês.

O caminho de um carro

1. Entradacompra ou consignação
2. Preparaçãofotos, checklist, documentos, preço
3. À vendaproposta do vendedor
4. Reservadovenda aprovada
5. Vendidoentrega, nota e RENAVE de saída
6. Transferidotransferência concluída

Cinco ideias que explicam quase tudo

• Cada pessoa vê só o que o perfil permite. Quem decide é o próprio banco de dados, não a tela. Se um botão não aparece para você, é porque o seu perfil não faz aquela ação — não é defeito. Veja a matriz de permissões.
• Cada frente tem a sua situação. Um carro pode estar vendido, com nota autorizada e RENAVE ainda sem resposta. As sete situações mostram isso sem esconder nada.
• Nada se apaga. Errou? Cancela-se, estorna-se ou desfaz-se — sempre com motivo e com o nome de quem fez. Fotos e documentos “removidos” saem da ficha, mas ficam guardados para auditoria.
• Um passo de cada vez. Em cada tela, o botão verde cheio é o próximo passo que falta. Os demais são alternativas. Veja cores e símbolos.
• Documentos oficiais têm ordem. Nota de entrada → entrada no RENAVE → (venda aprovada) nota de saída → saída no RENAVE. O sistema só oferece o passo seguinte quando o anterior está pronto. Veja a ordem das coisas.

O sistema funciona no navegador do computador e do celular, no endereço autohub.dkolves.app.br. Todas as datas e horas estão no horário de Brasília.

Este manual fica em autohub.dkolves.app.br/manual e abre sem login — dá para mandar o endereço para quem ainda vai começar. Dentro do sistema, ele está no ? da trilha, no menu da conta (Manual de uso) e na tela de login.

Ninguém recebe senha por e-mail. Quem cria o seu usuário (o administrador do escritório ou o gestor da sua loja) dispara um convite: um link de uso único para você mesmo criar a sua senha.

1. Abra o e-mail enviado por no-reply@dkolves.app.br e clique no link. Ele vale 48 horas e funciona uma vez. Não achou? Olhe a caixa de spam.
2. Na tela Bem-vindo(a), que já mostra o seu nome e e-mail, digite a nova senha (pelo menos 10 caracteres — uma frase curta é mais segura e mais fácil de lembrar) e repita.
3. Clique em Criar senha e entrar.
4. Se o seu perfil exige verificação em duas etapas (administrador e contador), o sistema leva você direto para ativá-la antes de mostrar qualquer dado.
5. Pronto. Quem é do escritório começa no Painel; quem é da loja começa no Estoque.

Se o link não funcionar

A tela Link inválido diz o motivo:

• Este link já foi usado — a senha já foi criada; entre normalmente ou use “Esqueci minha senha”.
• Um link mais novo foi enviado depois deste — use o do último e-mail (cada link novo cancela o anterior).
• Este link expirou — clique em Pedir um novo link ou peça um novo convite.
• Este acesso foi desativado — fale com o escritório.

Senha provisória

Em casos especiais o escritório pode definir uma senha provisória para você. No primeiro acesso aparece a tela Crie a sua senha, e só dá para continuar depois de trocá-la.

O sistema usa pouca cor, e cada cor tem um significado só. A cor nunca vem sozinha: há sempre um símbolo ou uma palavra junto, para quem não distingue cores.

Registrar entrada

Botão verde cheio: o próximo passo. Só há um por tela.

Alterar preço

Botão contornado: alternativa ou ação secundária.

Desfazer venda

Contorno vermelho: ação que desfaz, cancela ou encerra. Nunca é cheio.

✓ autorizada

Verde com ✓: confirmado, autorizado, aprovado, concluído, pago.

! sem resposta

Vermelho com !: precisa de alguém agora (rejeitado, sem resposta, a regularizar, vencido, reprovado, bloqueado).

em preparação

Texto comum: em andamento, nada a fazer por enquanto.

R$ 59.900

Âmbar: valor em jogo — preço, margem, total.

simulado

Tracejado: feito por conector de demonstração. Não foi a nenhum sistema oficial.

! venda aguardando aprovação

Etiqueta vermelha: pendência daquele item.

ABC1D23

Placas, chassis e chaves de nota aparecem em letra de largura fixa, para conferir caractere por caractere.

Confirmações e erros

• Ações que não se desfazem (emitir nota, cancelar, fechar o mês, desfazer venda…) pedem confirmação antes.
• Quando algo não pode ser feito, a mensagem aparece em vermelho logo abaixo do formulário e diz o que corrigir. O que você digitou não se perde: corrija e envie de novo.
• Deu certo? Aparece uma faixa verde com ✓ e o que aconteceu.

1. Acesse autohub.dkolves.app.br. Na tela D'Kolves AutoHub, informe o E-mail e a Senha.
2. Clique em Entrar.
3. Se você usa verificação em duas etapas, digite o código de 6 dígitos do aplicativo e clique em Entrar de novo. Você tem 5 minutos para isso.

Sair: clique no círculo com as suas iniciais → Sair. Em computador compartilhado, saia sempre.

Estou sem o celular

Na tela do código, clique em Estou sem o celular — usar código de recuperação e digite um dos seus códigos de recuperação (formato xxxxx-xxxxx). Cada código funciona uma única vez.

Acesso de teste

No ambiente de demonstração, a tela de login mostra botões de Acesso de teste (Admin do escritório, Contadora, Analista, Lojista, Vendedora). Eles entram sem senha em contas fictícias, cada uma enxergando só o que o perfil pode — ótimos para treinamento. Contas de teste não alteram usuários, não enxergam contas reais e não geram avisos por e-mail. Esses botões são desligados antes de a plataforma receber dados reais.

Além da senha, o login pede um código que muda a cada 30 segundos no aplicativo autenticador do seu celular. É obrigatória para administrador e contador (protege a carteira de lojas mesmo que alguém descubra a senha) e opcional — mas recomendada — para os demais.

Ativar

Onde: Minha conta e segurança → Verificação em duas etapas → Ativar. Para os perfis obrigatórios, a tela abre sozinha no primeiro acesso.

1. Instale um aplicativo autenticador: Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy ou o do seu gerenciador de senhas.
2. No aplicativo, leia o QR code da tela. Não consegue ler? Digite a chave mostrada ao lado (tipo: baseado em tempo · 6 dígitos · 30 segundos).
3. Digite o código que apareceu no aplicativo e clique em Ativar.
4. Guarde os 10 códigos de recuperação que aparecem — eles não aparecem de novo. Use Copiar todos ou Baixar .txt e guarde fora do celular (gerenciador de senhas, papel no cofre).
5. Clique em Já guardei — continuar.

Gerenciar

• A tela mostra desde quando está ativa e quantos códigos de recuperação ainda restam. Com 3 ou menos, o sistema avisa: gere novos.
• Gerar novos códigos invalida os anteriores; confirme com o código do aplicativo.
• Trocou de celular? Entre com um código de recuperação e peça ao administrador para redefinir a verificação. No acesso seguinte você lê um QR code novo.
• Desativar só existe para perfis em que ela é opcional, e pede o código do aplicativo.

1. Na tela de login, clique em Esqueci minha senha.
2. Informe o seu e-mail e clique em Enviar link.
3. Abra o e-mail e crie a nova senha. O link vale 2 horas e funciona uma vez.

• A resposta na tela é sempre a mesma (“Confira o seu e-mail”), exista ou não uma conta com aquele endereço — por segurança.
• No máximo 3 pedidos por hora por pessoa. Cada link novo cancela o anterior.
• Criar a senha nova não pula a verificação em duas etapas.
• Não chegou? Veja o spam. Continua sem chegar? O gestor da loja ou o administrador pode enviar o link pela gestão de usuários — e, se o e-mail falhar, o próprio sistema mostra o link uma vez para ser enviado por outro canal.

Onde: círculo com as suas iniciais → Minha conta e segurança.

Senha

Trocar senha: senha atual, nova (mínimo 10 caracteres) e repetição → Salvar nova senha. As suas outras sessões são encerradas.

Avisos por e-mail

Mostra se estão ✓ Ligados ou desligados, com Desligar/Ligar. Veja o que é avisado.

Verificação em duas etapas

Situação (ativa ou desativada, obrigatória ou opcional) e o botão Ativar ou Gerenciar.

Rotinas do servidor

Só para o administrador. O que o servidor faz sozinho — Avisos por e-mail, Consulta automática das integrações, Detecção de divergências, Backup de hora em hora e Backup noturno (com restauração conferida) —, cada uma com ✓ em dia ou ! parada e o último sucesso. O vigia do servidor confere a cada 5 minutos e manda e-mail quando uma rotina para (e quando volta); o Painel também mostra o alerta.

Backups do banco

Só para o administrador. O último backup de hora em hora (e se ele falhou) e o histórico das cópias noturnas: quando, resultado (✓ ok ou ! falhou), se a restauração foi conferida, se a cópia externa foi enviada e o tamanho.

Onde: o sino no pé da trilha (computador) ou na barra de cima (celular). Lista completa em sino → Ver todos os avisos.

Um ponto vermelho no sino quer dizer que há aviso não lido — sem número, de propósito: é “tem coisa nova”. Toque no sino para ver os mais recentes (os não lidos em negrito, com um ponto). Tocar num aviso leva ao lugar dele e o marca como lido; Marcar todos como lidos limpa a lista.

Tarefa para você

Alguém atribuiu uma tarefa a você (ou é uma tarefa do sistema sem responsável, do seu lado).

Tarefa concluída / cancelada

Uma tarefa que você abriu foi encerrada.

Venda (ou compra) aguardando sua aprovação

Para o gestor da loja: carro, valor e quem propôs.

Sua proposta foi aprovada / cancelada

Para quem propôs, quando outra pessoa decide.

Divergências novas

Para a carteira da loja: um aviso por loja, que vai somando (“3 divergências novas em …”).

O cliente abriu o link

Para quem enviou o documento, na primeira abertura.

• Nunca há aviso do que você mesmo fez.
• Aviso que perdeu o sentido some sozinho dos não lidos: a aprovação que outro gestor já decidiu, a tarefa que foi repassada ou encerrada.
• O sino se atualiza sozinho a cada minuto, com a tela aberta.
• Os avisos por e-mail continuam como estão (veja); desligar o e-mail não desliga o sino.

O sistema pode ficar na tela inicial do celular (ou do computador) como um aplicativo: ícone da roda do AutoHub, tela cheia, sem a barra do navegador.

• Android e computador (Chrome, Edge): círculo com as suas iniciais → Instalar o aplicativo. Se o item não aparece, o navegador ainda não ofereceu — ou o aplicativo já está instalado.
• iPhone (Safari): toque em Compartilhar e depois em Adicionar à Tela de Início. O menu da conta mostra essa instrução.

Onde: trilha → Estoque. O escritório também chega por Lojas → a loja → Operar estoque. Quem vê mais de uma loja troca pela carteira (ou pelo seletor no topo, no celular).

No topo, o nome da loja e, para quem registra entradas, o botão + Registrar entrada. Gestor, operador documental e escritório também têm o menu Loja: Visão geral, Implantação da loja (gestor e escritório) e Importar estoque. Para o gestor, enquanto a loja está em implantação (ou tem documento vencendo), aparece um quadro com o que falta. Logo abaixo podem aparecer avisos: ! 1 negociação(ões) aguardando aprovação e 2 tarefa(s) da loja (abre a página da loja com as tarefas).

Buscar e filtrar

• Busca: digite parte da placa, do chassi ou do modelo (“Buscar placa, chassi ou modelo…”) e tecle Enter.
• Filtros, cada um com a contagem: Em estoque (em preparação + à venda + reservados), À venda, Em preparação, Reservados e Vendidos.
• O que tem venda esperando aprovação aparece primeiro; depois, os que entraram por último.

O cartão de cada carro

• Foto de capa (ou o desenho de um carro, quando ainda não há foto), marca, modelo e ano.
• Placa (ou o final do chassi), modalidade — próprio, consignado, recebido em troca ou em regularização — e há quantos dias está no estoque.
• Preço anunciado em âmbar, ou “sem preço”.
• Onde o carro está, quando alguém informou (ex.: “Pátio B, vaga 12”) — veja Pátio.
• Etiquetas: a situação comercial, ! venda aguardando aprovação, ! pendência com o escritório e, no consignado, ! consignação vence em 5 dias (a partir de 7 dias do fim; a vendedora não vê).

Toque no cartão para abrir a ficha do veículo. Para procurar em todas as lojas de uma vez (ou por cliente, CPF ou nota), use a busca geral.

A receber de outras lojas

Quando outra loja do mesmo escritório vende um carro para a sua, ele aparece num bloco próprio no topo do estoque até ser recebido. Veja repasse entre lojas.

Onde: trilha → Busca (a lupa). No celular, a lupa fica no topo da tela.

Uma caixa só, O que procura, que aceita: placa, chassi (inteiro ou só o final), Renavam ou modelo · nome, CPF ou CNPJ de cliente, fornecedor ou consignante · chave de acesso ou número da NF-e. Digite pelo menos 2 caracteres e clique em Buscar. De e Até limitam ao período (opcional).

O resultado vem em três grupos, até 30 de cada: Veículos (com a loja, a passagem e a situação), Pessoas e empresas (com as negociações de cada uma) e Notas fiscais. Toque no item para abrir a ficha do veículo.

Onde: Estoque → + Registrar entrada.

Escolha o Tipo de entrada: Compra (a loja comprou) ou Consignação (o carro é de outra pessoa e a loja vende por ela).

Veículo

Chassi *

17 caracteres, sem as letras I, O e Q. Confira no documento.

Placa

Formato Mercosul ABC1D23 ou antigo ABC1234.

Marca *, Modelo *, Versão

Ex.: Chevrolet · Onix · 1.0 LT.

Ano fabricação, Ano modelo

Quatro dígitos.

Cor, Combustível

Combustível: Flex, Gasolina, Etanol, Diesel, Híbrido, Elétrico ou GNV.

Quilometragem

Km no momento da entrada.

Renavam

9 a 11 números. Pode ficar para depois, mas a nota e o RENAVE vão pedir.

Quem vendeu para a loja / Consignante (dono do veículo)

CPF ou CNPJ *

O sistema confere os dígitos. Com CNPJ, a pessoa é tratada como empresa (veja nota do fornecedor).

Nome completo *

Ou a razão social.

Telefone, E-mail

Opcionais.

Valores e data

Valor pago (R$) *

Na compra: quanto a loja pagou.

Preço mínimo combinado (R$) *

Na consignação: o mínimo que o dono autorizou.

Data de entrada

Hoje ou antes, nunca no futuro.

Comissão da loja

Consignação: Percentual (%) ou Valor fixo (R$) e o valor. Em branco = sem comissão (o dono recebe o mínimo e a loja fica com o que passar).

Consignado até

Consignação: o fim do prazo combinado.

Observações do recebimento

Chave reserva, manual, avarias, acessórios… (até 500 caracteres).

Clique em Registrar entrada. O veículo entra em preparação, e a ficha sugere o que fazer: fotos, checklist de recebimento e preço.

É onde tudo acontece. O cabeçalho mostra marca, modelo, ano, placa, loja, modalidade e, se for o caso, “2ª passagem pela loja” ou “importado”. Depois de cada ação, uma faixa verde confirma o que aconteceu e diz o próximo passo. As seções, na ordem em que aparecem:

Situação

Caixas com as situações: comercial, físico, nota fiscal (entrada e saída), RENAVE (entrada e saída), vistoria, transferência, preço e “no estoque desde”.

Repasse entre lojas

Só quando o carro foi vendido para (ou comprado de) outra loja do escritório.

O que fazer agora

Em preparação ou à venda: Liberar para venda / Alterar preço e Registrar venda.

Consignação

Só em carro consignado: termos, contrato, tratamento fiscal e prestação de contas.

Nota fiscal e RENAVE

Duas colunas, entrada e saída, com o próximo passo em destaque.

Vistoria e VIT

Registros e validade.

Transferência ao comprador

Depois da entrega.

Fotos

Galeria, capa e fotos de avaria.

Checklist de recebimento

Resumo do que chama atenção.

Documentos

O que cada fase pede e o que já chegou.

Negociações

Compra, venda, consignação e devoluções, com aprovar, concluir, cancelar e desfazer.

Custos do veículo

Preparação, transporte, taxas… com total e margem (não aparece para a vendedora).

Financeiro

Contas a receber e a pagar do carro, com os pagamentos registrados.

Dados do veículo

Chassi, Renavam, versão, ano, cor, combustível, km na entrada e na saída, observações.

Linha do tempo

Tudo o que aconteceu com o carro, com data e hora.

Fotos

Onde: ficha → Fotos → + Adicionar fotos. No celular, abre a câmera ou a galeria; dá para escolher várias de uma vez.

• Cada foto mostra o progresso do envio e ✓ quando termina. No celular, a foto é reduzida antes de subir (4 MB viram cerca de 400 KB) e perde os dados da câmera, inclusive a localização.
• Usar como capa escolhe a foto que aparece no cartão do estoque (marcada como “capa”).
• Fotos de avaria ficam separadas — envie pela tela do checklist.
• Remover tira a foto da ficha, mas o registro fica guardado.

Checklist de recebimento

Onde: ficha → Checklist de recebimento → Preencher checklist (ou Ver e editar).

Feito para o pátio: quase tudo por toque.

Chaves, painel e combustível

Chaves entregues (0 a 9), quilometragem, combustível (reserva, 1/4, 1/2, 3/4, cheio) e luz de alerta no painel (nenhuma / alguma acesa).

Itens e acessórios

Manual, estepe, macaco, chave de roda, triângulo, tapetes, som/multimídia, ar-condicionado, vidros e travas elétricas, faróis e lanternas — cada um OK, Falta, Com defeito ou Não tem.

Estado geral

Pneus, lataria, pintura, vidros, interior e bancos, motor — Bom, Regular ou Ruim.

Avarias

+ Anotar avaria: onde (ex.: porta traseira esq.) e o quê (amassado, risco). Abaixo, envie as Fotos de avaria.

Observações

Texto livre, até 1.000 caracteres.

Clique em Salvar checklist. A ficha passa a mostrar só o que chama atenção (o que falta, o que tem defeito, estado ruim, luz acesa, avarias), com quem preencheu e quando. Cada nova gravação vira uma nova versão.

Onde: ficha → Documentos. Escolha o Tipo de documento e toque em + Enviar documento (foto ou PDF).

A seção mostra, por fase, o que é pedido e o que já chegou: ✓ obrigatórios completos ou ! faltam 2 obrigatórios. Cada documento enviado aparece como “PDF · data” ou “imagem · data”; passe o mouse para ver o nome do arquivo e quem enviou.

Outros tipos aceitos: comprovante de endereço de quem vendeu, procuração, nota ou recibo de despesa, comprovante de pagamento e “outro documento”. Nesta versão a lista é informativa: não bloqueia nota nem RENAVE.

Onde: ficha → O que fazer agora.

Informe o Preço de venda (R$) e clique em Liberar para venda. O carro passa de em preparação para ✓ à venda e o preço aparece no cartão do estoque. Depois, o mesmo campo vira Alterar preço.

Quem não pode liberar (vendedor, financeiro) vê a frase “Em preparação: o gestor define o preço para liberar a venda”.

Onde: ficha → Pátio → Informar onde está (ou Mover, quando já tem um lugar).

Situação

No pátio · Em preparação (oficina, estética) · Em trânsito.

Onde *

Texto livre, de 2 a 80 caracteres. Ex.: “Pátio B, vaga 12”, “Oficina do Silva”.

Motivo

Opcional. Ex.: troca de pastilhas, polimento, levado para vistoria.

Registrar grava a movimentação. A seção mostra o lugar atual e as últimas 10 movimentações — quando, de onde para onde, a situação, o motivo e quem registrou. O lugar também aparece no cartão do estoque e na caixa Físico da ficha.

Onde: ficha de um carro à venda → Registrar venda.

Comprador

CPF ou CNPJ e Nome completo (obrigatórios), Telefone e E-mail.

Valor e pagamento

• Valor da venda (R$) — já vem com o preço anunciado.
• Atalhos que montam as formas de pagamento a partir do valor (depois é só ajustar): À vista, Sinal + 3 parcelas (30% de sinal e o resto em 3 meses) e Sinal + financiamento (20% de sinal).
• Cada forma tem Forma (À vista, Sinal, Parcela, Financiamento), Valor e Vencimento. + Forma de pagamento acrescenta uma linha já com o que falta; Remover tira.
• O contador ao lado diz se fecha: ✓ Soma R$ 59.900,00, ! Faltam R$ 2.000,00 ou ! Sobram R$ 500,00. A venda só é aceita quando as formas somam exatamente o valor (menos a troca, se houver).
• Cliente dá um veículo na troca: veja Troca na venda.
• Observações: condições combinadas, prazo de entrega…

Proposta ou venda aprovada

• Pelo vendedor ou operador, o botão é Enviar proposta ao gestor: a venda fica aguardando aprovação e o carro continua à venda até o gestor aprovar.
• Pelo gestor ou escritório, o botão é Registrar venda: a venda já sai aprovada e o carro fica reservado para o cliente.
• Dentro do limite de desconto da loja, a vendedora também vê Registrar venda (“Dentro do seu limite de desconto: a venda já sai aprovada e o carro fica reservado”). Vale só para venda sem carro na troca e sem parcela pela loja.

Limite de desconto da vendedora

Onde: Estoque → linha “Regra da loja”, acima da lista → Definir limite de desconto da vendedora (ou Alterar). Gestor e escritório.

O limite é um percentual sobre o preço anunciado, de 0 a 30% (em branco = toda proposta vai ao gestor, como antes). No formulário da venda, a vendedora vê o desconto que está dando e o limite dela: “Desconto sobre o preço anunciado: R$ 1.900,00 (3,2%) · o seu limite é 5%”.

Proposta fora do limite continua indo ao gestor, e a negociação mostra o motivo (ex.: “vai ao gestor: desconto de 10% acima do limite de 5%”, ou por ter troca ou parcela). A que fechou sozinha fica marcada “aprovada dentro do limite de desconto (3,2% de 5%)”.

Onde: ficha → Negociações. Cada negociação mostra tipo, contraparte, CPF/CNPJ, valor, situação, data, vendedor(a), quem aprovou, as formas de pagamento e as observações.

1. Aprovar (gestor e escritório): Aprovar venda. O carro fica reservado para o cliente. Quem não aprova vê “Aguardando aprovação do gestor”. Compras registradas pelo operador também aparecem aqui, com Aprovar.
2. Concluir a entrega (gestor, operador documental e escritório): informe Km na entrega e Data da entrega e clique em Concluir venda. O carro sai do estoque (vendido, entregue), nascem as contas a receber (“Sinal”, “Parcela 1/3”, “Liberação do financiamento”…) e começa o acompanhamento da transferência. O próximo passo passa a ser a nota de saída.

Cancelar uma negociação

Cancelar negociação pede um motivo (ex.: cliente desistiu) → Confirmar cancelamento. Gestor e escritório cancelam propostas pendentes e vendas aprovadas; quem criou a proposta pode cancelar a própria enquanto ela aguarda aprovação. Se o carro deixou de estar à venda, a ficha avisa para cancelar a proposta que sobrou.

Onde: ficha → Negociações → quadro Documentos para assinar de cada negociação.

Contrato de compra e venda

Na venda aprovada ou concluída; na compra concluída. Traz as partes, o veículo, preço e formas de pagamento, a troca, o estado do carro, entrega e responsabilidades, a transferência (30 dias, CTB art. 123), a garantia legal quando o comprador é pessoa física (CDC art. 26) e as condições combinadas.

Termo de entrega

Depois de concluída a entrega: data, km, quem recebeu e as declarações de recebimento.

1. Gerar e imprimir abre o documento em folha A4 com o botão Imprimir (ou “Salvar como PDF” na janela de impressão). Cada geração guarda uma versão com os dados daquele momento: gerar de novo sem mudança reaproveita a versão; se algo mudou (valor, comprador, pagamento…), nasce a versão seguinte. Depois, o botão vira Imprimir.
2. Colhidas as assinaturas, envie a foto ou o PDF da via assinada em Documentos (tipo “Contrato de compra e venda” ou “Termo de entrega assinado”).
3. Registrar via assinada: escolha o arquivo e como foi assinado (papel, eletrônica simples ou avançada, ICP-Brasil, gov.br). O quadro passa a mostrar ✓ assinado e o link ver via assinada.

Para o cliente conferir antes de assinar, sem imprimir: Enviar o contrato ao cliente (ou Enviar o termo ao cliente) — veja Enviar documento ao cliente por link.

Onde: ficha → Negociações → Documentos para assinar → Enviar o contrato ao cliente / Enviar o termo ao cliente; ou Nota fiscal e RENAVE → na nota autorizada, Enviar a nota ao cliente.

1. Para quem (já vem o nome da outra parte da negociação) e O link vale por: 24 horas, 3 dias ou 7 dias → Gerar link.
2. Aparecem o link e a mensagem pronta, com Abrir no WhatsApp (já no número do cliente, se cadastrado), Enviar por e-mail (se houver e-mail) e Copiar mensagem/Copiar link.
3. O cliente abre no celular, sem login: primeiro uma página com a loja, o documento e o carro, e o botão Abrir o documento. No contrato ou termo, ele vê e pode imprimir ou salvar em PDF; na nota, vê o espelho e baixa o XML.
4. Na primeira abertura você recebe um aviso no sino (“Juliana abriu o link”). Abaixo do botão, a ficha mostra cada link: para quem, até quando vale e quantas vezes foi aberto.

Onde: ficha → Financeiro. Cada lançamento mostra se é A receber ou A pagar, a descrição, a pessoa, o vencimento, o valor, quanto já foi pago e a situação.

Registrar um pagamento recebido ou feito

1. Clique em Registrar recebimento (conta a receber) ou Registrar pagamento (conta a pagar).
2. Confira o Valor (vem com o saldo; pode ser parcial), a Data e o Meio: Pix, TED, Boleto, Dinheiro, Cartão, Financiamento, Compensação ou Outro.
3. Se tiver, anexe o Comprovante (foto ou PDF) — ele vai para os documentos do veículo, na categoria certa.
4. Clique em Registrar. O lançamento passa a pago em parte ou ✓ liquidada.

Cada pagamento registrado aparece logo abaixo do lançamento (“Recebido R$ … em … (Pix) · por …”), com:

• Anexar comprovante, se ainda não tem — ou Ver comprovante.
• Estornar: para pagamento registrado por engano ou que voltou (Pix devolvido, cheque sem fundo). Pede motivo (pelo menos 10 caracteres). O registro fica, riscado, e o valor volta a constar em aberto.

Quem registra: financeiro da loja, gestor e escritório. As contas nascem sozinhas: a pagar na compra, a receber na entrega da venda, repasse ao dono no consignado vendido, reembolso na venda desfeita, e as que você lançar junto com um custo.

Onde: ficha → Custos do veículo → + Lançar custo. A vendedora não vê esta seção.

Tipo

Preparação, Transporte, Taxa, Vistoria, Comissão, Documentação ou Outro. (A compra entra sozinha como “Compra”.)

Descrição *

Ex.: polimento, frete, despachante.

Valor, Data

A data não pode ser no futuro.

Fornecedor

Opcional.

Nota ou recibo

Foto ou PDF, opcional — fica nos documentos do veículo.

Pagamento

Para gestor, financeiro e escritório: Não controlar aqui, Já foi pago (com o meio) ou Lançar conta a pagar (com vencimento).

A seção mostra cada custo (data, fornecedor, quem lançou, “pago” ou “a pagar até …”), o Total de custos e a margem: Margem no preço anunciado antes da venda, Margem da venda depois, com o percentual. Margem negativa aparece em vermelho. Consignado não tem margem de compra.

Custo lançado errado

Custo não se apaga: Cancelar com motivo (pelo menos 10 caracteres). A conta a pagar ligada a ele é cancelada junto — se ela já foi paga, estorne o pagamento antes. O custo da compra não se cancela avulso: sai com a devolução da compra. Quem cancela: gestor, financeiro e escritório.

Onde: ficha de um carro consignado → Consignação. A vendedora não vê termos nem comissão (só o preço mínimo, na tela de venda).

O que a seção mostra

Dono (consignante)

Nome e CPF/CNPJ.

Prazo

“até 30/10/2026”; a partir de 7 dias do fim, em vermelho com os dias que faltam; depois, “venceu em …”.

Preço mínimo

O que o dono autorizou.

Comissão

“5% da venda”, “R$ 2.000 fixos” ou “sem comissão: o dono recebe o mínimo, a loja fica com o que passar” — e o prazo de repasse (dias depois da venda).

Tratamento fiscal

comissão (mandato), contrato estimatório ou ! a definir pelo escritório — enquanto estiver a definir, não sai nota deste veículo.

Contrato

Versão e situação: ✓ assinada em papel em … (com link) ou ! a assinar.

Ações

• Renovar / mudar termos (gestor e escritório, sem venda em andamento): novo prazo (“Consignado até”), preço mínimo, prazo de repasse (0 a 60 dias) e comissão → Salvar termos. Termos novos viram uma nova versão do contrato, que precisa ser assinada. Com a consignação vencida, esse botão vira o destaque.
• Registrar versão N assinada (gestor, operador e escritório): primeiro envie o contrato assinado em Documentos (tipo “Contrato de compra ou consignação”); depois escolha o arquivo e como foi assinado — em papel, gov.br, certificado ICP-Brasil, eletrônica avançada ou simples → Registrar assinatura.
• Devolver ao dono (gestor e escritório, sem proposta aberta): motivo, data e km → Confirmar devolução. O ciclo do carro na loja se encerra (fica no histórico). Se houve nota ou RENAVE na entrada, o escritório recebe uma tarefa para conferir o retorno.
• Tratamento fiscal (contador): o contador ou administrador escolhe Comissão (mandato) ou Contrato estimatório → Definir (depois, Alterar). A tarefa “definir fiscal” fecha sozinha. Se já houve nota com o tratamento atual, trocar exige nota de ajuste ou devolução.

Na venda

Só vende com consignação vigente, dentro do prazo e pelo menos pelo mínimo. Na entrega, a seção mostra a Prestação de contas: Venda − Comissão da loja = Repasse ao dono, e o Financeiro ganha a conta a pagar ao dono, vencendo no prazo de repasse.

Onde: tela de venda → marque Cliente dá um veículo na troca.

1. Preencha o veículo da troca: Chassi (obrigatório), placa, marca, modelo, versão, anos, cor, quilometragem e Renavam.
2. Informe a Avaliação do veículo da troca (R$).
3. As formas de pagamento passam a cobrir só a diferença: a tela mostra “O cliente paga R$ … em dinheiro”.

• Se a troca cobre a venda: “não há o que receber”. Se o carro da troca vale mais, a loja fica devendo a diferença ao cliente.
• O gestor aprova a venda e a troca juntas.
• Na entrega, o carro recebido entra no estoque como recebido em troca, com a compra concluída e o custo de aquisição. As duas fichas apontam uma para a outra (“Recebido na troca da venda do …” / “ver no estoque”).

Uma venda concluída para o CNPJ de outra loja do mesmo escritório vira um repasse. Na loja de destino:

1. O carro aparece em Estoque → A receber de outras lojas, com valor, loja de origem, data e km na saída. A loja também recebe uma tarefa.
2. O gestor ou operador documental clica em Receber no estoque, confere data da entrada, km na chegada e observação → Registrar entrada.
3. A entrada nasce pronta: compra concluída, custo, conta a pagar à loja de origem (vencendo quando a origem combinou receber) e a mesma NF-e da venda como nota de entrada. Falta conferir o carro (fotos e checklist) e registrar a entrada no RENAVE.

• Se a nota da origem ainda não foi autorizada, ela entra sozinha no destino quando for; se for cancelada, cai junto.
• A entrada no RENAVE confirmada no destino conclui a transferência na origem.
• Venda desfeita antes do recebimento cancela o repasse. Depois do recebimento, só com a devolução da compra no destino, que avisa a origem por tarefa.
• As duas fichas mostram a seção Repasse entre lojas do escritório, e o Painel do escritório lista os repasses em aberto com as etapas: nota da origem · saída RENAVE · entrada no destino · nota no destino.

Loja de fora do escritório continua sendo uma empresa comum (veja nota do fornecedor).

Onde: ficha → Negociações → venda concluída → Desfazer venda (distrato ou devolução). Gestor e escritório.

A tela explica o que vai acontecer antes de você confirmar:

• A venda fica registrada como desfeita (não se apaga) e o carro volta ao estoque, em preparação.
• O que o cliente ainda devia é cancelado; o que ele já pagou vira conta a pagar (reembolso).
• Com nota de venda autorizada, a ficha pede a NF-e de devolução.
• Com saída no RENAVE confirmada, ela fica marcada para regularizar e o escritório recebe a tarefa de estornar.
• Se houve troca, o carro recebido continua no estoque e a loja recebe uma tarefa para combinar com o cliente.

Tipo

Devolução (cliente devolveu) ou Distrato (acordo entre as partes).

Data, Km na devolução

Entre a entrega e hoje; km não menor que o da entrega.

Reembolso ao cliente (R$)

De zero até o que ele pagou (a tela mostra quanto foi).

Motivo *

Pelo menos 10 caracteres. Ex.: cliente devolveu com defeito no câmbio dentro da garantia.

Onde: ficha → Negociações → compra concluída → Devolver a quem vendeu (desfazer compra). Gestor e escritório, com o carro em preparação ou à venda e sem venda em andamento.

• A compra fica registrada como desfeita e o carro sai do estoque como devolvido.
• O que a loja ainda devia é cancelado; o que já pagou vira valor a receber de volta.
• Se o carro veio na troca de uma venda que continua valendo, o cliente passa a dever a avaliação.
• Com nota de entrada autorizada (da loja ou do fornecedor), a ficha pede a NF-e de devolução de compra.
• Com entrada no RENAVE confirmada, ela fica para regularizar e o escritório recebe a tarefa de estornar.

Data, Km na devolução

Entre a compra e hoje.

A receber de volta (R$)

De zero até o que a loja pagou (a tela mostra o valor pago e a avaliação da troca).

Motivo *

Pelo menos 10 caracteres. Ex.: restrição judicial descoberta depois da compra.

Proposta de venda aberta bloqueia: cancele-a antes. Carro que veio de outra loja do escritório avisa a origem por tarefa.

Onde: ficha → Nota fiscal e RENAVE, em duas colunas: Entrada e Saída.

1. 1 · NF-e de entradada loja ou do fornecedor
2. 2 · Entrada no RENAVEcom a nota autorizada
3. 3 · NF-e de saídadepois da venda aprovada
4. 4 · Saída no RENAVEcom a entrada confirmada

• Só o próximo passo que falta aparece como botão verde cheio: Emitir NF-e de entrada, Informar RENAVE de entrada, Emitir NF-e de saída, Informar RENAVE de saída.
• A coluna Saída diz “Depois da venda aprovada” até existir uma venda aprovada.
• Quem emite e envia: gestor, operador documental e escritório. Quem cancela nota: gestor e escritório. A vendedora acompanha; para ela, “Nota de entrada: visível para o gestor e o escritório”.

Os botões de emitir nota e de enviar ao RENAVE não disparam nada na hora: eles abrem uma tela de conferência, onde o sistema monta tudo o que vai sair (partes, veículo, valor, operação, modelo fiscal, chave da nota) e lista o que impede.

• No topo: ✓ Nada impede. Confira os dados abaixo antes de enviar. ou ! 2 coisas impedem o envio: seguido da lista.
• O que dá para corrigir ali mesmo, aparece ali mesmo: endereço de quem compra ou vende (CEP, rua, número, complemento, bairro, município, UF → Salvar endereço) e placa/Renavam (“Documento do veículo (CRLV)” → Salvar).
• Pendências comuns: modelo fiscal da operação não aprovado; certificado digital vencido; endereço ou Renavam faltando; consignação sem tratamento fiscal definido; saída no RENAVE sem a entrada confirmada; integração do fornecedor ainda não disponível no sistema. Com o emissor real, também: modelo sem tributos, NCM ou origem do veículo não informados, ou imposto sobre a margem num veículo sem custo de aquisição lançado (veja Emitir NF-e).
• O botão de confirmar (Conferi os dados — emitir NF-e ou Conferi os dados — enviar ao RENAVE) só fica ativo sem pendências. Quem clica fica registrado como quem conferiu e aprovou.

Onde: ficha → Nota fiscal e RENAVE → Emitir NF-e de entrada (ou de saída).

A conferência mostra cinco blocos:

Operação

A operação (ex.: compra de pessoa física; interestadual, se for o caso), natureza e CFOP do modelo fiscal aprovado (versão, fundamento; se ainda for exemplo, aparece o aviso “exemplo — parametrização ainda não validada”), valor, série e número (“o número só é reservado ao emitir”), ambiente (Homologação — nota de teste, sem valor fiscal — ou Produção) e o emissor.

Emitente

A loja: razão social, CNPJ e inscrição estadual.

Comprador / Quem vendeu à loja

Nome, CPF/CNPJ e endereço.

Veículo (vai no item da nota)

Descrição (“— usado”), chassi (usado como código do produto), placa, Renavam, ano, cor, NCM e origem da mercadoria.

Tributos (calculados pelo modelo do contador)

Base, alíquota e valor de ICMS, PIS e COFINS — e de IBS/CBS, se o modelo tiver — calculados para esta nota; quando a base é a margem, a tela mostra o custo de aquisição usado. Mais as informações complementares. Se o modelo ainda não tem tributos: “O modelo fiscal ainda não tem os tributos: o contador completa em Matriz fiscal”.

Se o Renavam ainda não foi informado, a tela avisa e oferece o campo: melhor preencher antes de emitir, porque ele vai na nota e o RENAVE vai exigir.

NCM e origem do veículo

O NCM e a origem são do veículo (dependem do tipo, do combustível, da cilindrada e de ser importado), não do modelo fiscal. Na conferência, escolha o NCM do veículo na lista dos mais comuns da TIPI (“Escolha pelo tipo e motor…”) ou Outro NCM (digitar) — 8 números, começando com 87 —, e a Origem da mercadoria (nacional ou importado) → Salvar NCM e origem. Na dúvida, o contador confirma.

Clique em Conferi os dados — emitir NF-e e confirme (“Depois de autorizada, a nota só se desfaz por cancelamento, até 24 horas”). Ao voltar para a ficha, uma faixa diz o resultado:

• ✓ NF-e autorizada. A ficha mostra número, série, a chave de acesso em blocos de 4 (4326 0912 3456 7800 0181 5500 1000 0001 0810 0000 1086), data e protocolo, Espelho (imprimir) e Baixar XML.
• ! Sem resposta do emissor. Veja resultado desconhecido.
• ! Rejeitada ou ! denegada: veja o motivo na nota e o que fazer. Denegada: fale com o escritório.

Nota com o selo simulado é de homologação, “SEM VALOR FISCAL”: serve para treinar e para testar a importação no Domínio. Nota cancelada libera Emitir nova NF-e de ….

Espelho para imprimir

Espelho (imprimir) abre, numa folha A4, o conteúdo da nota lido do próprio XML: emitente, destinatário, veículo, valores, tributos, chave e protocolo. Serve para conferir com o cliente ou arquivar no papel; o documento fiscal continua sendo o XML. Nota simulada ou de homologação sai com a faixa SEM VALOR FISCAL; nota cancelada, com NOTA CANCELADA. A vendedora não vê o espelho nem o XML.

Para o cliente receber a nota (espelho e XML) sem precisar de e-mail do emissor: Enviar a nota ao cliente — veja Enviar documento ao cliente por link.

Quando quem vendeu à loja é uma empresa (CNPJ) que emite NF-e, a nota de entrada é a dela. A ficha mostra Registrar nota do fornecedor e, como alternativa, Emitir nota da loja.

1. Peça ao fornecedor o arquivo XML autorizado (o .xml, não o PDF do DANFE).
2. Na tela Nota do fornecedor, confira o bloco “O que o XML precisa bater”: emitente (o fornecedor), destinatário (a loja), chassi e valor da compra.
3. Escolha o arquivo e clique em Conferir e registrar a nota.

O sistema confere a chave (com o dígito), a autorização da SEFAZ (protocolo), o emitente, o destinatário e o chassi. Se o chassi não aparecer no XML, marque “É a nota deste veículo, mesmo que o chassi não apareça no XML”. Valor diferente da compra não impede, mas o escritório é avisado. Registrada, ela vale como nota de entrada — para o RENAVE e para a exportação ao Domínio — e a ficha diz: “O próximo passo é a entrada no RENAVE”.

A empresa não emite NF-e

Na conferência da nota de entrada, clique em Esta empresa não emite NF-e: o cadastro dela fica marcado e a nota passa a ser da loja. Para desfazer, A empresa emite NF-e.

Toda chamada ao emissor ou à integradora é registrada antes de ser feita e tem 30 segundos para responder. Se a resposta não vem, o resultado fica desconhecido: a nota fica processando ou o RENAVE fica ! sem resposta.

1. Clique em Consultar situação na nota ou no processo RENAVE.
2. Se o serviço confirma, a situação se atualiza (autorizada, confirmado, rejeitado…).
3. No RENAVE, se a integradora responde que não recebeu, o processo fica pronto p/ envio (“A integradora confirmou que não recebeu o envio anterior”) e aparece Reenviar o mesmo pedido — o mesmo, com a mesma identificação, sem risco de duplicar.

RENAVE pendente quer dizer que a integradora recebeu e aguarda o órgão: consulte mais tarde. Um RENAVE sem resposta também vira divergência urgente no painel do escritório.

O sistema também consulta sozinho

Você não precisa ficar clicando: nota processando e RENAVE sem resposta são consultados automaticamente — a primeira vez 2 minutos depois do último contato, depois 4, 8, 16 minutos… até 4 horas entre uma consulta e outra, no máximo 12 vezes. Quando o emissor ou a integradora avisam o sistema de uma mudança, ele também consulta na hora. A consulta automática nunca reenvia: faz só o que o botão Consultar situação faz. Esgotadas as tentativas, o caso fica com as pessoas (a divergência já está no painel). O que a rotina resolve aparece no histórico como “rotina automática”.

A ficha mostra o código e o motivo da SEFAZ. Há dois caminhos:

Corrigir e reenviar

Abre a conferência com o aviso “A SEFAZ rejeitou: … Corrija abaixo (cadastro, endereço, dados do veículo) e reenvie: a nota sai com o mesmo número”. Corrija e clique em Conferi os dados — reenviar a NF-e nº ….

Descartar e inutilizar o número

Gestor e escritório. Escreva a justificativa (15 a 255 caracteres — vai para a SEFAZ; o contador ao lado mostra quantos faltam) e clique em Descartar e inutilizar. A nota é descartada e o número é inutilizado na SEFAZ. Não se desfaz.

• A ficha registra: “NF-e nº 107 descartada · ✓ número inutilizado em … (protocolo …)”.
• Inutilização sem resposta: aparece Repetir inutilização.
• Inutilização recusada: o escritório resolve direto na SEFAZ.

Nota rejeitada parada há mais de 24 h vira divergência no painel do escritório.

Onde: ficha → nota autorizada → Cancelar nota. Gestor e escritório.

1. Escreva a justificativa (15 a 255 caracteres; vai para a SEFAZ). Ex.: valor digitado errado na nota; será emitida outra.
2. Clique em Confirmar cancelamento e confirme — o cancelamento não se desfaz.
3. Com a nota cancelada, a ficha oferece Emitir nova NF-e de ….

Se a nota cancelada já tinha RENAVE confirmado, o sistema abre uma divergência e uma tarefa para o escritório definir a regularização. Cancelamento recusado aparece em vermelho na nota, com o motivo.

Onde: ficha → nota autorizada emitida pela loja → Carta de correção.

Antes do campo, a tela lembra o que a carta não corrige:

• valores e o que muda o imposto (base, alíquota, preço, quantidade, valor da operação);
• dados que troquem quem vendeu ou quem comprou;
• data de emissão ou de saída.

Nesses casos, cancele a nota (até 24 h) ou fale com o escritório. Para o resto, escreva a correção (15 a 1.000 caracteres — ex.: “Onde se lê cor Branco, leia-se cor Prata.”) e clique em Enviar carta de correção.

Onde: ficha → Nota fiscal e RENAVE → Informar RENAVE de entrada (ou saída).

Quem registra a entrada e a saída no RENAVE é a certificadora da loja (a integradora que a loja escolheu — veja Certificadora e despachante). O sistema avisa a certificadora com os dados e os documentos; quando ela devolver o protocolo, a loja informa na ficha.

1. A nota fiscal da fase é autorizada (a D'Kolves emite).
2. A certificadora recebe o aviso e faz o registro no RENAVE.
3. Na ficha, Informar RENAVE de entrada: marque confirmou e digite o protocolo e a data — ou recusou e o motivo.
4. Anexe o comprovante em Documentos. O contador vê e clica em Conferido pelo escritório.

• ✓ confirmado, com o protocolo, “informado por … com data de …” e a certificadora. Depois da conferência: “✓ conferido pelo escritório”.
• Recusado: aparece o motivo e Informar de novo, quando a certificadora refizer.
• Faltando placa ou Renavam, o formulário para completar aparece no lugar do botão.

Onde: Loja → Implantação → Certificadora e despachante (gestor e escritório) e, em cada carro, ficha → Certificadora e despachante.

Cada loja escolhe a sua certificadora (quem faz a entrada e a saída no RENAVE) e o seu despachante. O sistema não faz o serviço deles: ele avisa os dois por e-mail, com um link para os documentos. A nota fiscal e os afazeres contábeis continuam com a D'Kolves.

Cadastrar

+ Certificadora ou + Despachante: nome e e-mail (obrigatórios), CNPJ ou CPF, WhatsApp e pessoa de contato. Trocar põe outro no lugar; Remover deixa a loja sem aquele parceiro.

Quando o aviso sai

• Sozinho: quando a compra (ou a venda) está concluída e os documentos obrigatórios da fase estão anexados — uma vez para cada parceiro e fase, até 60 dias depois da conclusão.
• Pelo botão Avisar certificadora e despachante, na ficha: escolha a fase, para quem e, se quiser, um recado.
• Sai em até 5 minutos. Loja em implantação e conta de teste não mandam nada: o aviso fica na ficha como “não enviado”, com o motivo.

O que o parceiro recebe

Um e-mail com os dados do carro (placa, chassi, Renavam), a operação, a nota (se já autorizada) e um link que vale 7 dias. No link estão quem vendeu ou comprou, o CRLV, a ATPV-e, o laudo, os documentos de identidade e endereço e a procuração da fase, e o XML da nota. Contratos e comprovantes de pagamento não vão.

Na ficha

• Cada aviso mostra: na fila, enviado, ✓ aberto em …, link vencido, não enviado ou “! não saiu”.
• A primeira abertura avisa quem gerou o aviso pelo sino. Quem abriu cada documento fica em Acessos a documentos.
• Cancelar (na fila, não sai) ou Cancelar link (já enviado, para de abrir).

Atos oficiais não se desfazem sozinhos. Quando uma venda ou compra é desfeita com RENAVE confirmado — ou uma nota é cancelada com RENAVE confirmado — o processo fica ! regularizar (“O escritório estorna na integradora”) e o escritório recebe uma tarefa.

1. Faça o estorno (ou o procedimento admitido) no portal da integradora.
2. Na ficha, clique em Registrar estorno feito na integradora (contador ou administrador).
3. Informe o Protocolo do estorno e o Fundamento (pelo menos 15 caracteres) → Registrar estorno.

O processo fica estornado (“Estornada em … · protocolo …”), marcado como informado pelo escritório, e a tarefa fecha sozinha.

Depois de desfazer uma venda ou devolver uma compra que tinha nota autorizada, a seção Nota fiscal e RENAVE ganha um bloco próprio (“Venda desfeita — devolução” ou “Compra desfeita — veículo devolvido a quem vendeu”), com o próximo passo em destaque.

Venda desfeita

Emitir NF-e de devolução: nota de entrada, finalidade devolução, referenciando a nota da venda. A conferência mostra a “Nota devolvida” (número, série e chave).

Quem devolveu é empresa

Se ela é contribuinte, a nota de devolução é dela: use Registrar nota de devolução (XML). O sistema confere que é de devolução, autorizada, para esta loja, referenciando a nota da venda e com o chassi. A loja não emite outra.

Compra desfeita

Emitir NF-e de devolução de compra: nota de saída, finalidade devolução, referenciando a nota de entrada (da loja ou do fornecedor).

Sem nota autorizada na operação original, a ficha diz que não há nota de devolução a emitir.

• Emissor de NF-e real: hoje o conector é de demonstração (selo “simulado”). Trocar de fornecedor é encerrar uma integração e abrir outra, sem mudar as telas. O RENAVE é feito pela certificadora de cada loja.
• Consignação no RENAVE pela ficha.
• Manifestação do destinatário e conferência de nota na SEFAZ (inclusive a assinatura digital do XML do fornecedor).
• A lista de documentos por fase é informativa: ainda não bloqueia nota nem RENAVE.

Este manual é atualizado a cada entrega. A data da última revisão fica no topo.

Onde: ficha → Vistoria e VIT, dois quadros lado a lado. Gestor, operador documental e escritório.

Vistoria

1. Envie antes o laudo em Documentos (tipo “Laudo de vistoria / cautelar”), para poder ligá-lo ao registro.
2. Clique em + Vistoria. Escolha a Situação (Agendada, Aprovada ou Reprovada) e a Finalidade (Entrada no estoque, Venda ou Transferência).
3. Agendada: data e hora. Aprovada/reprovada: Feita em, CRVA / vistoriadora, Protocolo / laudo nº e o laudo. Reprovada pede “O que a vistoria apontou”.
4. Clique em Registrar. Para uma vistoria agendada, o botão vira Registrar resultado da vistoria (com a opção Cancelada, que pede motivo).

VIT

1. + VIT: situação (Pendente/agendada, Aprovada, Reprovada, Cancelada), Feita em (data e hora), a vistoria usada (uma aprovada e válida deste carro) e o laudo.
2. Com a VIT pendente, o botão vira Registrar resultado da VIT.
3. Com a VIT aprovada, Marcar VIT como utilizada (utilizada na transferência) ou cancelada.

A validade da VIT vem em horas, pela regra do RS (por exemplo, 48 h): a ficha mostra “vale até … · faltam N h”, em vermelho quando faltam menos de 12 h. Sem regra aprovada, a VIT não é aprovada.

Começa sozinha quando a entrega é concluída. A seção mostra a situação, “para comprador”, os dias desde a venda e o prazo (em vermelho quando passa), ATPV-e, datas, quem confirmou, o que falta e o comprovante.

Ação: Atualizar transferência (gestor, operador documental e escritório).

ATPV-e nº e data

Registrada entre a venda e hoje.

Faltam documentos

Liste um por linha (ex.: comprovante de endereço do comprador, CNH do comprador). Marcado “Criar tarefa para a loja cobrar os documentos”, escolha responsável e prazo: vira uma tarefa.

Bloqueada

“O que está bloqueando” é obrigatório (ex.: restrição judicial apareceu na consulta do DETRAN).

Concluída

Data e comprovante obrigatórios: envie antes em Documentos o CRLV no nome do comprador (ou a consulta do DETRAN) e escolha-o aqui.

Onde: trilha → Painel (a tela inicial do escritório). A bolinha vermelha no ícone indica pendências.

O painel junta, de todas as lojas da sua carteira, o que precisa de alguém — com a ação ao lado. O administrador escolhe Carteira de todo o escritório ou de uma pessoa e clica em Filtrar.

Indicadores

Urgentes

Divergências de peso máximo: precisam de alguém hoje.

Divergências abertas

Total e em quantas lojas.

Tarefas atrasadas

Clicável: abre as tarefas atrasadas. Mostra também quantas estão abertas.

Notas rejeitadas

Esperando correção pela loja.

RENAVE sem confirmação

Enviado, pendente ou sem resposta.

Fechar <mês anterior>

Quantas lojas em operação ainda não fecharam o mês anterior. Clicável.

Blocos

• Divergências — ordenadas por urgência e idade, com Resolver e Pedir correção à loja. Veja divergências.
• Tarefas — as 8 primeiras abertas, com Ver todas →.
• Fechamento de <mês anterior> — cada loja em operação com ✓ fechado ou a situação.
• Repasses entre lojas — os que estão em aberto, com as etapas: ✓/○ nota da origem · saída RENAVE · entrada no destino · nota no destino.
• Implantação — lojas em cadastro ou homologação, com os requisitos que faltam.

Sem nada pendente, o painel diz “Carteira em dia.”. Para o administrador, aparecem em vermelho no topo: um backup que falhou ou atrasou mais de 26 horas, uma rotina do servidor parada (com o último sucesso de cada uma), mensalidades vencidas (quantas e o total, com Ver as cobranças — veja Contratos e cobrança) e a revisão de acessos vencida (mais de 90 dias sem revisão), com Revisar os acessos.

Onde: trilha → Tarefas — “Pedidos entre o escritório e as lojas, com prazo, responsável e histórico”.

Filtros

Abertas Atrasadas Encerradas · Todas Comigo · Qualquer lado Vez da loja Vez do escritório · e, para quem vê várias lojas, a loja (Ver).

Cada tarefa mostra: ! se a prioridade é alta, o título, de quem é a vez (escritório ou loja), a descrição, a loja, o veículo, o prazo (em vermelho: “! atrasada desde …”), o responsável e quantos registros tem o histórico.

Nova tarefa

Escritório, gestor e operador documental: + Nova tarefa.

Loja

Onde a tarefa acontece.

De quem é a vez

Da loja ou Do escritório.

Título *

5 a 140 caracteres. Ex.: Enviar CRLV do Onix.

Detalhes

Opcional.

Responsável

Uma pessoa com acesso à loja, ou “Sem nome”.

Prazo, Prioridade

Prazo a partir de hoje (padrão: 3 dias); Alta, Normal ou Baixa.

Criar tarefa abre a tarefa criada.

Dentro da tarefa

• Situação, etiquetas (vez, prioridade alta, aberta pelo sistema), descrição, responsável, prazo, prioridade, quem criou e quando, e links para o veículo, a divergência ou o repasse.
• Mudar responsável ou prazo (e prioridade): escritório, e o gestor nas tarefas da vez da loja.
• Andamento: escreva um comentário e escolha Concluir, Em andamento, Aguardando terceiro ou Só comentar. Cancelar tarefa: escritório ou quem criou.
• Tarefa encerrada: “Por que reabrir?” + Reabrir.
• Histórico: cada registro com data, autor e mudança de situação. Nada se apaga.

Quem recebe, conclui ou tem tarefa atrasada é avisado por e-mail — veja avisos por e-mail.

Onde: trilha → Fechamento. Também pela aba Fechamento na página da loja.

A grade mostra cada loja nos últimos seis meses (o mês em curso e os cinco anteriores): ✓ fechado, aberto, em conferência, reaberto — com · 3! quando há itens que impedem — ou “—” se nada começou. No celular, um cartão por loja com o mês anterior em destaque. Clique na célula para abrir o mês.

A conferência do mês

Calculada na hora, com ← e → para navegar entre meses. Cada item mostra ✓ ou !, a quantidade e “ver onde resolver”:

Ações (mês já encerrado)

1. Registrar início da conferência (qualquer pessoa do escritório): marca o mês como em conferência.
2. Fechar o mês (contador ou administrador; o analista vê “Quem fecha o mês é o contador responsável”). Com conferência limpa: “nada impede o fechamento”. Com itens em aberto, escreva a ressalva (pelo menos 20 caracteres) — ela fica no fechamento, com o seu nome. Confirme em Confirmar fechamento.
3. Fechado: “Fechado por … em …”, com a ressalva. Para corrigir algo, Reabrir o mês (contador ou administrador), com motivo de pelo menos 15 caracteres.

O mês em curso mostra a conferência parcial, e o fechamento fica disponível a partir do dia 1º do mês seguinte. O Histórico guarda cada “Iniciou a conferência”, “Fechou o mês” e “Reabriu o mês”, com quem, quando e o texto.

Onde: trilha → Relatórios. Escritório, gestor e financeiro da loja.

Escolha o mês (os seis últimos) e, se você vê várias lojas, Todas as lojas ou uma delas.

Vendas

Quantidade e faturamento.

Margem gerencial

Valor e percentual sobre as vendas (em vermelho se negativa).

Compras

Quantidade e valor.

Recebido, Pago

Pagamentos registrados no mês.

Estoque no fim do mês

E quantas vendas foram desfeitas.

Com todas as lojas, a tabela Por loja traz vendas, compras, custos lançados, recebido, pago, NF-e de saída/entrada e estoque. Vendas do mês lista cada carro: entrega, valor, custo (“! sem custo” quando nada foi lançado), margem, dias no estoque e a NF-e (“! sem nota”).

Baixar CSV das vendas gera a lista do mês para abrir no Excel.

Onde: trilha → Lojas.

Cada loja da carteira aparece com CNPJ, município, a situação da implantação, a barra de Requisitos obrigatórios (ex.: 7/10), regime, estoque, divergências, certificado (“certificado até …”, “! certificado vencido” ou “sem certificado”), o responsável e os atalhos Visão geral, Implantação e Importar estoque.

No topo da lista, Guarda de documentos abre os prazos de guarda de fotos e documentos — veja Guarda de documentos. O administrador vê também Uso por loja e Contratos e cobrança — veja Uso por loja e Contratos e cobrança.

Nova loja (administrador)

+ Nova loja → “Cadastro por CNPJ”:

CNPJ *

Dígitos conferidos. Depois não muda: CNPJ diferente é outra loja.

Inscrição estadual

8 a 14 números.

Razão social *, Nome fantasia

O nome fantasia é o que aparece nas telas.

Regime tributário

Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real ou MEI (obrigatório antes da homologação).

Endereço

CEP, logradouro, número, complemento, bairro, município *, UF.

CNAEs

Separados por vírgula (ex.: 4511-1/02, 4512-9/01).

Código REV (Credencia)

Se já tiver.

Contador responsável

Entra na carteira dele.

Filial de

A matriz, se for filial. Filial não herda certificado nem numeração da matriz.

Cadastrar loja: a loja nasce em cadastro, com os 10 requisitos padrão, e a tela de implantação abre.

Visão geral da loja

Abas: Visão geral · Implantação · Importar estoque · Fechamento · Acessos a documentos · Operar estoque. No topo, + Pedido à loja cria uma tarefa para a loja.

• Indicadores: em estoque (e vendidos ainda acompanhados), urgentes, tarefas abertas, sem nota de entrada, sem RENAVE de entrada (inclusive importados), vendidos pendentes (sem nota · sem RENAVE).
• Divergências e tarefas da loja, com as mesmas ações do painel.
• Estoque — as sete situações de cada veículo: tabela com comercial, físico, fiscal, RENAVE, vistoria, transferência e saldo a receber (com “! vencida”).
• Dossiê: responsável e IE, integrações (NF-e/RENAVE, fornecedor, ambiente, situação, operações), certificado (“! vence em N dias”), requisitos de implantação e os últimos fechamentos.

Onde: Lojas → Guarda de documentos. O escritório vê; quem define, aprova e descarta é o administrador.

Cada tipo de foto e documento tem um prazo de guarda — por exemplo, fotos de anúncio 2 anos, documentos pessoais e comprovantes 5 anos, contratos e ATPV-e 10 anos —, contado a partir da saída do veículo da loja (ou do envio, ou do encerramento da loja). Passado o prazo, o dado pessoal deixa de ter finalidade e pode sair do sistema (LGPD).

Prazos por tipo de documento

• Editar: prazo em anos (em branco = guardar sem prazo), a partir de quando conta e o fundamento. Salvar volta o prazo para provisório.
• Aprovar: registre quem validou e quando (“validado com a assessoria em …”). O prazo passa a ✓ aprovado.

Vencidos e descarte

A lista mostra as fotos e documentos com o prazo vencido: tipo, loja, veículo, arquivo e quando venceu, marcados prazo provisório, guarda suspensa ou pode descartar. O administrador marca os que podem, escreve o motivo e clica em Descartar. O conteúdo sai do sistema e não volta; o registro fica (quem, quando, por qual política) e aparece em Descartados. A cópia externa sai no backup seguinte.

Guarda suspensa

Processo judicial, fiscalização ou pedido de autoridade: Suspender a guarda da loja inteira ou de um veículo (pela placa), com o motivo. Enquanto durar, nada dela é descartado, mesmo vencido. Encerrar suspensão quando acabar.

Onde: Lojas → Contratos e cobrança. Só o administrador do escritório; conta de teste vê, mas não altera.

Planos, o contrato de cada loja, as mensalidades do mês e quanto sobra depois das despesas com fornecedores. Nada é cobrado nem enviado sozinho: o sistema organiza, e o escritório manda a mensagem e registra o pagamento.

Planos

+ Novo plano: nome, valor mensal (0 para gratuito), descrição e limites — usuários, NF-e por mês, RENAVE por mês e armazenamento em GB (em branco = sem limite). Plano fora de oferta some da escolha, mas os contratos com ele continuam.

Contrato de cada loja

• + Contrato / Editar contrato: plano (ou nenhum), valor combinado (em branco = o do plano; 0 = piloto ou cortesia, sem cobrança), dia do vencimento (1 a 28), início e situação.
• Suspenso deixa de gerar cobrança. Encerrar pede data e motivo; o contrato vai para o histórico.
• Quando a loja passa dos limites do plano no mês, aparece “! Acima do plano neste mês” com o que passou.

Mensalidades

• Escolha o mês no topo e clique em Gerar cobranças: uma para cada contrato ativo com valor, vencendo no dia combinado. Gerar de novo não duplica.
• Copiar mensagem: texto pronto para WhatsApp ou e-mail, com a instrução de pagamento do escritório (em Mensagem de cobrança, no fim da tela).
• Registrar pagamento: data e forma (Pix, boleto…). Se foi engano, Desfazer baixa com o motivo. Cancelar também pede motivo.
• Mensalidade vencida aparece em vermelho, em “Em aberto de outros meses” quando é de outro mês, e como alerta no painel do administrador.

Custos de terceiros e demonstrativo

+ Lançar custo: fornecedor, valor e como distribuir entre as lojas — de uma loja só, igual entre as lojas com contrato, ou pelo uso real do mês (NF-e, RENAVE, chamadas aos fornecedores, armazenamento; veja Uso por loja). Sem uso real no mês, o custo se divide igualmente. Custo lançado errado: Cancelar, com motivo (fica no histórico). O demonstrativo mostra, por loja: receita, recebido, custos e resultado.

Onde: Lojas → Uso por loja. Só o administrador do escritório.

Quanto cada loja usou o sistema no mês: é a base para desenhar os planos e para conferir a fatura do emissor de notas e da integradora do RENAVE. A tela só mede — planos e preços ainda não foram definidos.

O que aparece

• Os meses dos últimos 12 no topo; o mês atual vem marcado.
• Números do escritório: lojas com uso, usuários ativos, NF-e emitidas, RENAVE, chamadas aos fornecedores e armazenamento.
• Por loja: usuários (ativos no mês / com acesso), estoque no fim do mês e entradas, vendas, NF-e, eventos fiscais, RENAVE, chamadas, arquivos enviados, espaço guardado, links ao cliente, e-mails e exportações ao Domínio, com a linha de total. No celular, um cartão por loja.
• Baixar CSV: a mesma tabela para abrir no Excel (espaço em bytes, para somar na planilha).

Onde: Lojas → a loja → Acessos a documentos. O gestor chega por Estoque → Loja → Acessos a documentos.

Toda vez que alguém abre uma foto ou documento, um contrato ou termo, o XML ou o espelho de uma NF-e, ou baixa uma exportação, fica o registro: quando, quem, qual documento, de qual veículo e de qual aparelho (ex.: “Chrome no Android”) e endereço de rede. A lista mostra os 300 mais recentes; filtre por tipo de documento e por período. As miniaturas da galeria de fotos não contam.

Exportação completa dos dados da loja (administrador)

No fim da mesma página, só para o administrador do escritório. Serve para o desligamento da loja, para o pedido do titular dos dados (LGPD) ou para auditoria. Baixar exportação completa (.zip) entrega um arquivo com:

• dados/ — cada tabela da loja (veículos, negociações, pessoas, notas, financeiro, tarefas, histórico, auditoria…) em JSON Lines, um registro por linha;
• xml/ — os XMLs das notas e eventos; exportacoes-dominio/ — os arquivos gerados para o Domínio;
• arquivos/ — as fotos e documentos, já decifrados, numa pasta por veículo;
• LEIAME.txt — o que tem em cada pasta, a contagem por tabela e o que não pôde ser incluído.

O arquivo é montado enquanto baixa; numa loja grande pode levar alguns minutos. Se as fotos e documentos passarem de 3,5 GB, a tela oferece uma parte por ano de envio — todas as partes trazem as tabelas e os XMLs completos.

Onde: escritório → Lojas → a loja → Implantação. Gestor da loja → Estoque → Loja → Implantação da loja; enquanto a loja não está em produção (ou quando um requisito vence ou o certificado está a 30 dias do fim), um quadro no alto do estoque leva direto: Continuar implantação ou Resolver. O gestor usa esta tela para enviar documentos, marcar requisito como enviado, registrar o certificado e cadastrar operadores. Nas abas da loja, cada um vê só o que pode usar: o gestor não vê Fechamento, e o operador documental não vê Implantação.

Situações da loja

1. Em cadastrorequisitos e dados
2. Em homologaçãotestes, sem valor fiscal
3. Em produçãonotas e RENAVE reais

Também existem suspensa e encerrada (só o administrador encerra, e loja encerrada não volta). Mudar situação da loja (contador ou administrador) pede motivo para suspender, encerrar ou voltar de produção.

Portão de produção

A loja só vai para produção com os oito itens em ✓ — sem declaração genérica de regularidade:

• Cadastro da loja completo
• Requisitos obrigatórios aprovados (a tela lista os pendentes)
• Certificado digital da loja válido
• Responsável legal conferido
• Emissor de NF-e real ativo em produção
• Série da NF-e de produção
• Integradora RENAVE real ativa em produção
• Modelos fiscais validados (não exemplos)

O conector de demonstração não conta para o portão.

Requisitos

Padrão de toda loja nova: Contrato social · Representação legal · Certificado digital · Credenciamento NF-e · Inscrição estadual · Cadastro no GEP · Credencia (RENAVE) · Integradora vinculada · Modelos fiscais aprovados · Estoque inicial conferido. Situações: pendente, enviado (em análise), aprovado, reprovado, dispensado — e “vencido” quando passa a validade.

• Enviar documento (PDF ou foto; escritório e gestor): a evidência fica guardada na loja, cifrada.
• Marcar como enviado (gestor): avisa o escritório de que o requisito foi atendido.
• Analisar (escritório): Aprovado, Reprovado (a loja corrige), Recebido/em análise, Pendente ou Dispensado (só contador, com fundamento), Válido até (se vence) e observação → Registrar. Documento já vencido não se aprova.
• + Acrescentar requisito (escritório): tipo, descrição e, se for o caso, “Opcional (não segura a produção)”.

Certificado digital

Registrar certificado (escritório e gestor). O arquivo do certificado nunca vem para o sistema: registra-se onde ele está guardado e a validade. O titular é sempre a própria loja (certificado do escritório não assina nota da loja).

Tipo

A1 ou A3.

Onde fica guardado

No emissor fiscal (recomendado), na integradora RENAVE ou em cofre próprio.

Válido de / até

Vencendo em até 30 dias, vira divergência.

Identificação no custodiante

O código com que o emissor identifica o certificado — nunca o arquivo nem a senha.

Na renovação, Registrar certificado novo (renovação).

Séries da NF-e (contador)

+ Série / ajustar numeração: ambiente (homologação ou produção), série (0 a 889 — as de 890 em diante são da SEFAZ) e próximo número. O número nunca volta: precisa ser maior que o último usado.

Integrações (contador)

+ Nova integração:

Fornecedor

Emissor de NF-e (os de demonstração vêm marcados). O RENAVE não é mais integração: é feito pela certificadora da loja, cadastrada logo acima, em Certificadora e despachante.

Ambiente

Homologação (teste) ou Produção.

Situação

Configurando, Em homologação, Ativa ou Suspensa.

Operações do contrato

NF-e: emitir, consultar, cancelar, carta de correção, inutilizar numeração, notas recebidas (DF-e). RENAVE: consultar aptidão, entrada, saída, entrada de consignado, transferência entre estabelecimentos, consultar processo, obter comprovante, cancelar entrada, cancelar saída.

Identificação da loja no fornecedor

O código da loja lá.

Nome da credencial no servidor

Só o nome, começando com CREDENCIAL_ (ex.: CREDENCIAL_FOCUSNFE_AUTOSUL). O token fica no servidor, nunca aqui. Fornecedor real não vai para homologação nem fica ativo sem ele.

• Só uma integração ativa por tipo e ambiente. Trocar de fornecedor = Encerrar a atual (motivo de pelo menos 10 caracteres) e criar outra. Integração encerrada não se reabre; o histórico fica preso à integração usada.
• Não dá para encerrar com nota ou RENAVE sem resposta por ela: consulte antes.
• Fornecedor sem conector ligado ao sistema aparece com o aviso “operações por ele respondem indisponível”.
• Integração com fornecedor real mostra se a credencial está configurada no servidor. Sem ela, nada é enviado — a nota ou o RENAVE respondem “a credencial da loja não está configurada no servidor” e nada fica registrado como tentativa.

Operadores oficiais

+ Operador / responsável (escritório e gestor): nome, CPF, papel (Responsável legal, Administrador RENAVE, Operador RENAVE, Operador GEP), situação (Pendente, Documentos enviados; o escritório marca Conferido ou Reprovado) e período habilitado. Não precisam ser usuários do sistema.

Cadastro e histórico

O bloco Cadastro é o mesmo formulário da nova loja (editável pelo escritório, com Salvar cadastro). O Histórico da situação mostra cada mudança, quem fez e o motivo.

Onde: escritório → Lojas → a loja → Importar estoque. Gestor e operador documental → Estoque → Loja → Importar estoque. Com o estoque vazio, o atalho também aparece na própria lista (“Importar o estoque por planilha”) e, para o gestor, no quadro de implantação (Importar estoque atual).

Serve para trazer o estoque que a loja já tinha ao entrar na plataforma — sem digitar carro por carro.

1. Baixe o modelo em Baixar modelo (CSV). Colunas: Placa; Chassi; Renavam; Marca; Modelo; Versão; Ano fab.; Ano modelo; Cor; Combustível; Km; Modalidade; Valor de compra; Preço de venda; Data de entrada; CPF/CNPJ; Nome.
2. Preencha. Obrigatórios: Chassi, Marca, Modelo. Para consignado: Modalidade = consignado, Valor = preço mínimo combinado, e CPF/CNPJ e nome do dono. Valores como 45.000,00; datas como 15/08/2026.
3. Envie o arquivo CSV (vírgula ou ponto e vírgula) ou cole as linhas copiadas do Excel, com o cabeçalho → Conferir planilha.
4. Leia a prévia: total de linhas, quantas estão prontas e quantas têm erro, e, linha a linha, o veículo, a modalidade, os valores e a conferência (chassi, placa, Renavam, anos, valores, dono do consignado, repetido na planilha, já no estoque).
5. Importar N veículos (confirme) — ou Descartar e enviar outra.

• Só entram as linhas sem erro: corrija as outras na planilha e envie de novo só elas.
• Até 500 veículos por vez. A prévia vale 2 dias.
• O bloco Importações guarda o histórico (arquivo, quem, quando, quantos entraram).

Onde: trilha → Domínio. Escritório (contador, analista, administrador).

1. Escolha a Loja e a Competência (os últimos 12 meses; o padrão é o mês anterior) → Ver.
2. Leia a Conferência: notas autorizadas, canceladas, já exportadas, prontas para exportar, e os avisos — notas sem XML (não entram), notas em andamento, divergências abertas na loja e se o mês está fechado (pode exportar aberto, mas o que mudar depois vai numa nova exportação).
3. Clique em Gerar ZIP com N XMLs (se houver eventos, como cartas de correção, eles vêm contados). Ao terminar, Baixar.

Lançamentos contábeis (TXT)

Arquivo no leiaute Domínio Sistemas com Separador, para Utilitários → Importação → Importação Padrão do Domínio Contabilidade. Mostra quantos estão prontos (mapeados), quantos são estornos e quais eventos estão sem conta. Gerar TXT com N lançamentos.

Mapeamento contábil da loja

Para cada evento, as contas pelo código reduzido do plano de contas da empresa no Domínio: Débito, Crédito, Histórico e Complemento padrão (opcional) → Salvar. Só contador ou administrador altera. Eventos:

• Venda de veículo (nota de saída) · Compra de veículo (nota de entrada) — também vêm pela integração do Escrita Fiscal
• Recebimento de cliente (sinal, parcela, financiamento)
• Receita de comissão (consignação)
• Pagamento de custos e fornecedores
• Repasse ao consignante

Como importar no Domínio Escrita Fiscal

1. Na empresa (CNPJ da loja): CNAE 4511-1/02 (ou 03/04) e o parâmetro Empresa com atividade de revenda de veículos marcado.
2. Em Arquivos → Configuração de Importação → NF-e Arquivo XML, relacione os CFOPs a acumuladores com Operações com veículos usados e defina a guia Cancelada/Denegada.
3. Em Utilitários → Importação → Importação Padrão → NF-e Arquivo XML, selecione o ZIP (sem senha). Os arquivos já vêm na ordem que o Domínio pede: entradas (1-…) antes das saídas (2-…), cancelamentos (3-…) por último.
4. O código do produto é o chassi, igual na compra e na venda — é assim que o Domínio liga o custo de aquisição à venda.
5. PIS/COFINS de usado: o Domínio usa a base do XML. Se a nota não trouxer a base reduzida (venda − custo), ele usa o valor da nota — isso se acerta na parametrização fiscal da loja, antes da emissão.

Onde: trilha → Usuários. O administrador gerencia todo mundo; o gestor gerencia a equipe da própria loja (operador documental, vendedor e financeiro).

A lista

Filtros Ativos Escritório Lojas Inativos. Cada pessoa mostra nome, e-mail, perfis (e em qual loja) e etiquetas: ! bloqueado sem 2 etapas convite enviado convite expirado aguardando 1º acesso entrou há 2 h inativo conta de teste.

Novo usuário

1. Novo usuário: Nome completo, E-mail (é o login), Perfil — com a descrição do que ele faz — e, se for perfil de loja, a Loja.
2. Criar usuário. A pessoa recebe o convite por e-mail (vale 48 horas) e cria a própria senha.
3. Depois: Ver o usuário ou Criar outro.

A página da pessoa

Acessos

Cada perfil e onde vale, com Revogar. “Dar outro acesso”: perfil + loja → Conceder.

Carteira

Contador e analista: as lojas que a pessoa acompanha (fora dela, não vê a loja). Só o administrador marca → Salvar carteira.

Senha e sessões

Se já criou a senha, se há link pendente (e até quando vale), sessões abertas e último acesso. Reenviar convite ou Enviar link para criar nova senha (o anterior deixa de valer).

Verificação em duas etapas

Situação e, se ativa, Redefinir verificação — para quem perdeu o celular e os códigos. Confirme antes a identidade da pessoa (telefone ou pessoalmente): as sessões dela caem e ela configura de novo no próximo acesso.

Situação

Desativar acesso tira o acesso na hora (as sessões caem) e preserva todo o histórico. Reativar acesso devolve os acessos que ela tinha.

Últimos acessos

Quando, o quê (entrou, senha errada, bloqueio, trocou a senha, link enviado, 2 etapas ativada…), por quem e de onde (IP e navegador).

O administrador tem ainda, no topo da lista, Revisão de acessos — veja Revisão de acessos.

Onde: Usuários → Revisão de acessos (só o administrador). O painel avisa quando a última revisão passou de 90 dias.

A tela junta o que merece um olhar, com o que fazer em cada caso:

Sem verificação em duas etapas

Perfil que exige (administrador, contador) e ainda não ativou.

Suporte temporário ativo

Acesso de terceiro a uma loja: confirme que ainda é preciso.

Senha errada em série

5 ou mais tentativas erradas em 7 dias: esquecimento ou alguém tentando entrar.

Não entra há mais de 60 dias / nunca entrou

Saiu da loja? Desative. Convite parado? Reenvie ou desative.

Acesso a loja vencendo / vencido

Renove quem ainda precisa; revogue o que venceu.

Contas de teste ativas

Lembrete: desligar os botões de teste antes de entrar dado real.

Resolva o que for preciso em Usuários e, no fim, escreva em O que foi revisado e feito → Registrar revisão. A revisão entra no Histórico, que não pode ser apagado.

Incidente: encerrar todas as sessões

Suspeita de senha vazada, celular perdido ou acesso estranho: Encerrar todas as sessões, com o motivo. Na hora, todas as pessoas do escritório e das lojas precisam entrar de novo (a sua sessão continua). Depois, siga o roteiro de incidente.

O roteiro completo está com o escritório (documento “Roteiro de incidente”, docs/incidente.md). Em resumo:

1. Conter, na primeira hora. Pessoa com senha vazada ou aparelho perdido: Desativar acesso. Não se sabe quem: Encerrar todas as sessões. Link de cliente enviado errado: Cancelar link na ficha. Não apague nada: os registros são a prova.
2. Entender o que foi visto ou mudado. Acessos a documentos (quem abriu o quê, quando, de onde), últimos acessos de cada usuário e a linha do tempo das fichas.
3. Comunicar. Responsável do escritório e assessoria jurídica no mesmo dia. Incidente com risco relevante aos titulares é comunicado à ANPD e aos titulares, em prazo curto (o regulamento da ANPD fala em 3 dias úteis) — confirmar com a assessoria. Avisar as lojas afetadas.
4. Recuperar o que foi apagado ou alterado, pelo backup (restaurado à parte, corrigindo só o afetado).
5. Registrar o que aconteceu e o que foi feito em Registrar revisão.

Tarefa atribuída a você

Você recebe um aviso.

Tarefa do sistema sem responsável

Vai para o contador da carteira (se a vez é do escritório) ou para o gestor da loja (se é da loja).

Tarefa que você abriu

Você é avisado quando ela é concluída ou cancelada.

Às 7h30

Um resumo das suas tarefas atrasadas, se houver.

• Nunca há aviso para quem fez a ação, para usuários inativos, para contas de teste (nem do que elas fazem) ou para quem desligou.
• O aviso espera 2 minutos antes de sair: se a tarefa for repassada em seguida, vai um só. O que perdeu o sentido é descartado.
• Para desligar: Minha conta e segurança → Avisos por e-mail → Desligar.
• Dentro do sistema, o sino avisa de mais coisas (aprovações, divergências, links abertos) e não depende do e-mail.

As perguntas que mais aparecem no treinamento. Use os filtros ou a busca lá em cima.

As mensagens em vermelho explicam o problema. Aqui estão as mais comuns, com o caminho para resolver.

Revisão de 23/09/2026. Descreve a plataforma como ela está nesta data: telas do escritório e da loja, conectores de NF-e e RENAVE em demonstração e a exportação para o Domínio. O manual é atualizado a cada entrega; o que muda aparece aqui e nos tópicos correspondentes.

Nesta revisão: busca geral, contrato e termo de entrega para assinar, espelho da NF-e para imprimir, registro de acessos a documentos e exportação completa da loja, pátio e limite de desconto da vendedora. Depois: avisos no sino, instalar no celular, enviar documento ao cliente por link, revisão de acessos, incidente de segurança, guarda de documentos, uso por loja e contratos e cobrança. Na conferência geral de 23/09/2026: tributos no modelo fiscal e na nota, NCM e origem do veículo, consulta automática, rotinas do servidor e backup de hora em hora em Minha conta, e o aviso de mensalidades vencidas no painel.

Os nomes de lojas, pessoas, placas e valores usados nos exemplos são fictícios, iguais aos do ambiente de demonstração.